部门合同管理办法

时间：2023-01-31 20:52:38 合同法规我要投稿

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部门合同管理办法

　　在项目管理中，合同管理是一个较新的管理职能。

部门合同管理办法

　　部门合同管理办法范文一

　　第一章总则

　　第一条为加强合同管理，提高合同质量，保证合同的全面履行，做到管理有规章，签约有约束，履行有检查，提高经济合同履约率，维护企业的合法权益，提高企业经济效益，根据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》、《建筑安装工程承包合同条例》及有关法律、法规，结合集团公司实际情况，特制定本办法。

　　第二条本办法适用于在集团公司范围内签订和履行的所有建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、物资设备采购供应合同等。

　　第三条签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。任何合同均需执照合同评审程序评审批准后，方可订立。

　　第四条凡属于办法第二条规定的合同，一律采用书面形式签订，严禁口头协议和非正式书面协议。杜绝合同履行在先，签订在后的现象发生。

　　第五条实行法人授权委托制度，推行委托代理许可证制度。签订经济合同由法定代表人或凭法人的委托授权书方可签订，委托代理人必须在授权范围和权限内签订合同，不得超过代理权限，不得与自己代理的其他人签订合同。无法人授权委托，任何人无权签订合同。

　　第六条责任部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况，验明合同当事人是否具有签订合同的主体资格;审查合同对方的主办人是否有代理权、是否超越代理权限范围和有效期及其真实性，审查对方使用的印鉴是否合法与真实有效。在合同签订时，应保存有关资料。

　　第二章机构和职责

　　第七条集团公司合约部是全集团公司经济合同的管理机构，其主要职责是：

　　1、负责组织宣传、学习、贯彻《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》及其他有关法律、法规和规章;

　　2、负责制订全集团公司合同管理工作规划，并组织实施;

　　3、负责集团公司总部参加重合同、守信用评比及年审工作;

　　4、组织和参与以集团公司名义承接的重大、重要工程中有关合同条款的审议工作及合同的评审、洽谈、签约工作;

　　5、组织、协调两制建设，负责标价分离和工程项目施工内部承包合同的管理工作;

　　6、组织合同管理工作的同业务竞赛;

　　7、负责修订和完善集团公司合同管理制度，指导各公司制订合同管理实施细则;

　　8、监督、检查各公司施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、物资设备采购合同的签订和履行情况，总结、推广先进经验和做法;

　　9、负责组织合同管理人员的培训、取证和持证上岗;

　　10、参与合同纠纷的调查、咨询和处理;

　　11、负责以集团公司名义承接工程的合同的台帐和归档工作;

　　12、负责集团公司ISO9000标准中关于合同评审程序文件的编写和修订工作;

　　13、负责集团公司合同专用章的管理工作;

　　14、负责国家、省、市有关合同示范文本的推广使用工作，负责集团公司内有关示范文本的编制和推广使用工作。

　　第八条公司合约部在总经济师领导下开展工作，配备取得经济合同管理员证书的专职合同管理人员。公司合约部的职能除要贯彻落实集团公司合约部对公司的职能要求外，可根据公司的实际情况，增加内容。在确定职责时特别要注意：

　　1、公司要加强对合同谈判、评审、签约三个环节的授权委托管理，以免造成合同签约权的失控;

　　2、对各类经济合同都要制订严格的工作程序，各部门应密切配合，加强法制观念，运用法律，保护企业的合法权益。

　　第九条项目经理部设合同副经理，负责合约履行的管理和办理合约相关的工作。其主要职责是：

　　1、负责宣传、贯彻有关法律、法规、规章，组织学习所在工程项目的各类合同并熟悉内容，做好合同交底工作;

　　2、贯彻执行集团公司及公司有关合同管理办法和实施细则，组织或协调各类分包、劳务、物资采购、设备租赁等合同的洽谈、签订工作;

　　3、负责所在项目所有合同的日常管理工作，收集、记录、整理和保存与合同有关的协议、函件，办理工程变更和签证，并及时报公司合约部;

　　4、收集、整理索赔资料，提供索赔依据，书写索赔报告;

　　5、监督所在项目各类合同的履行情况，发现问题及时向项目经理或合同合约部报告，按要求向公司合约部统计、汇总、上报各种合同履行情况;

　　6、负责项目预(结)算管理工作，指导项目预算员和兼职合约管理员的工作;

　　7、工程峻工后，对合同管理情况进行总结评估，认真总结经验教训，为企业改进合约管理积累资料。

　　第十条各分公司应有分管领导和分管部门，设专职人员负责合约管理工作。

　　第三章建设工程施工合同的签订

　　第十一条合同洽谈前，合约部门必须对当事人的综合情况进行考察。建设工程施工合同中属投标中标的项目，要部分审查业主招标文件、我方投标书、中标书、纪要、往来函件等文书，召集有关部门认真组织合同洽谈准备会，根据经营的策略和意图制订谈判原则和方案，与对方进行谈判。

　　第十二条合同洽谈过程中，对于涉及担保、预付款、各类保证金等费用较大的项目，按评审程序重新进行评审。合同谈判人员负责向合同执行单位书面交底。

　　第十三条合同主要条款商定后，由合约部门负责起草文本，法律事务人员进行审查，确保合同的内容符合法律、法规的规定。

　　第十四条合同文本按程序评审，由总经济师签字后，报法定代理人或委托代理人审批。

　　对于大型建设工程及有关影响的重点工程、特殊工程还应召开单位主要负责人、三总师、有关责任部门负责人会议，对合同的主要内容进行讨论和审查。

　　工程项目经理和营销项目经理必须参与合同签订全过程。

　　第十五条合同按照分级归口的原则签订、管理。

　　1、具有企业法人资格的集团公司所属各单位在各自经营的范围内签订合同，由本单位合约部进行管理，并接受集团公司合约部的监督和检查;

　　2、各单位以集团公司名义的各类施工合同，原则上按下列规定执行：

　　(1)合同额在5000万元以下的施工合同，由集团公司授权，在本单位总经济师、主管领导审核管理下，自行组织签订，合同副本报集团公司合约部备案;

　　(2)合同额在5000万元以上的施工合同、总承包施工合同及有重大影响的工程项目的施工合同，由集团公司合约部组织洽谈、评审、签约，合同副本留存合约部，正本由实施单位的合约部保存。

　　3、总部机关、各办事处承接的工程由集团公司合约部组织评审、洽谈、签约以及实施履约管理，合同副本留存集团公司合约部，正本由实施单位的合约部保存;

　　第十六条与建设单位签订的建设工程施工合同，原则上应采用GF—1999—0201版本的建设工程施工合同或当地主管部门推荐使用的合同示范文本。

　　第十七条订立建设工程施工合同必须使用合同专用章，合同专用章印模需送登记注册的工商行政部门及集团公司合约部备案。

　　合同专用章由合约部专人保管，无领导书面授权同意，不得私自使用合同专用章。未加盖公司合同专用章的合同，结算部门、财务部门不得办理结算、拨款手续。

　　第十八条合同经双方签字、盖章后，按法律、法规规定或合同约定必须办理鉴证、公证手续的，由合约部门负责办理。

　　按规定须经上级有关部门批准才能签订的经济合同必须经批准后才能签订。

　　第四章劳务(专业)分包合同的签订

　　第十九条劳务(专业)分包队伍的选定，按照集团公司《工程分包程序》和招标的程序进行。参与招(议)标的劳务(专业)分包队伍的营业执照范围、资质等级、管理能力和实际业绩就与所承担的工程相适应。

　　第二十条劳务(专业)分包队伍的招(议)标工作，由项目经理部负责实施。合约管理部门对招标文件和评标办法进行审查。

　　第二十一条劳务(专业)分包队伍中标后，由项目经理部与其签订《建筑安装工程劳务作业层施工合同》，地方主管部门有标准文本的.采用地方政府颁布的文本，地方主管部门无标准文本的采用集团公司发(XXXX)第X号文颁布的样本。

　　第二十二条在签订合同前，劳务分包队伍必须提供以下证件原件：

　　1、有效的企业法人营业执照、建筑业企业资质证书、施工许可证、施工收费标准证书、安全资格证书、关于签订合同的法人授权委托书;

　　2、集团公司外部劳务队伍资格证书;

　　3、中标通知书。

　　第五章物资采购合同的签订

　　第二十三条建筑材料、设备购销工作按集团公司总部《物资控制程序》和各单位采购程序进行。

　　第二十四条对物资采购工作的权限、招标方式、采购范围、采购频次、采购程序按集团公司工字(XXXX)第X号文关于《集团公司物资采购管理办法》执行。

　　第二十五条物资采购合同的签订工作由各单位物资部门按程序要求组织实施，合同副本报本单位合约部门留存。

　　第二十六条物资采购合同文本采用集团公司发字(XXXX)第X号文颁布的样本。

　　第六章合同的履行

　　第二十七条合同依法签订后，即具有法律效力。各单位、各有关部门必须认真履行合同，严格执行，确保信誉。

　　第二十八条有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，项目经理部在收到对方的信函、文书或电报后，应及时审阅并制定对策，项目合约副经理或经办人员应及时、积极地收集、整理、保存资料并上报合约管理部门做好备案工作，为索赔做好基础工作。

　　第二十九条合约管理部门要定期地进行合同履行情况的检查，对合同履行中出现的问题给予解释、解决，对经常出现的问题加以研究、剖析，以期在以后签订的合同中改进。

　　第三十条对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，合同履行单位、项目经理部应及时查明原因，通过取证按照合同规定及时、合理、准确地向对方提出索赔(含违约)报告;由于对方责任，我方权益受损时，签约单位经办人及合同管理部门均有责任认真收集证据并及时追究对方的责任。当我方接到对方的索赔(含违约)报告后应认真研究并及时处理、答疑、举证或反诉，及时与对方协商解决。

　　第三十一条合同履行过程中，合同履行单位、项目经理部应教育督促全体人员严格按合同进行工作，应随时检查、记录合同的实际履行情况、发生的问题，定期上报合约管理部门，并根据实际情况制定切实有效的措施和对策，保证合同的顺利履行。

　　第三十二条对合同本身条款在执行过程中如发生纠纷，合同履行单位、项目经理部应及时分析查明原因，提出解决办法并报上级合约部门，及时与对方协商解决。若协商解决不成可请上级主管部门调解。协商、调解均不成时，根据合同约定，在规定的时效内向仲裁机关申请仲裁或向人民法院提起诉讼。

　　上述合同履行中发生的情况应建立合同履行执行情况台帐，并及时报合约管理部门。

　　第七章合同的变更与解除

　　第三十三条合同依法订立后受法律约束，我方不得擅自变更或解除。若确需变更或解除时，由合约签订人或经办人查明原因、提出意见，经批准签订的部门或单位领导核准后，再同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。合同变更必须由原合同起草部门负责更改，按《合同评审程序》办理合同变更评审，并办理书面的合同变更手续。做好变更文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同与原合同发放的范围相同。

　　第三十四条对于特殊情况下合同履行过程中合同中止(包括停缓建)，必须及时办理中止手续，收集因中止合同给我方带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。中止的合同又恢复继续履行时，依相同程序办理恢复手续。合同的中止与恢复都必须通知上级合约部门。

　　第三十五条对于合同的终止(合同未履行完，但确定不再继续履行)，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同的手续，资料则合约部移交档案室保存。

　　第八章合同管理

　　第三十六条各类合同统一归由合约部进行管理。合约部应收集、整理各类合同进行归档管理，定期检查考核。

　　第三十七条建设工程施工合同与合同有关的补充协议、会议纪要、信函、电报、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台帐等资料均是企业经济活动的原始资料，应定期按项目、合同分类建立详细的台帐，及时归档保存。

　　第三十八条无论是我方准备，还是获知对方准备或已经申请仲裁或提起诉讼，合同履行单位均要书面报告合约部门，会同经营、法律部门共同研究诉讼或应诉方案。

　　第三十九条签订合同正本、副本份数按需要确定，正副本应区分清楚。合同签订且交合约部留存，其余各职能部门或合同履行部门由合约部负责编号受控分发。除合约部外，其他部门复印合同必须事先征得合约部同意，由合约部统一编号受控，并加盖合同管理部门印章。所有合同发放均应做好发放记录。

　　第四十条对于合同履行和峻工结算均已完成的工程，合同执行单位应向合约部提交合同履行情况的工作报告。合约部审查后，连同合同、结算书以及一切往来文书、经济签证、变更记录、峻工验收证书等所有资料装订成册，送交档案室存档保存。

　　第四十一条集团公司所属各单位应及时准确地将合同统计报表和其他有关资料报送集团公司合约部。

　　第九章责任与奖惩

　　第四十二条合同洽谈、签订人员应具有相应的业务能力和专业知识，遵纪守法，严禁借工作之便收受贿赂、假公济私，不准采取胁迫、欺诈、诱惑等不法手段洽谈或签订合同，严禁签订违法合同、无效合同、权利义务不对等和执行后不利于本企业的合同。

　　第四十三条任何单位和个人均有权检举、揭发利用经济合同进行违法活动的行为。对检举揭发有功人员，依照国家有关规定给予奖励并负责保密。

　　第四十四条在合同的签订、履行及合同管理工作中成绩显著、有特殊贡献的，在重合同、守信誉企业评比中被省、市工商行政管理部门评选为优秀经济合同管理员的，各单位应给予一定的奖励。

　　第四十五条对有下列情况之一的，须根据情况追究有关责任人员的行政、经济直至法律责任。

　　1、在合同签订过程中，违反本管理办法，玩忽职守，给本企业造成损失的;

　　2、未经授权或超越代理权限、不依规定程序滥签合同、签订无效合同，给企业造成损失的;

　　3、在合同履行过程中，由于单位、部门或个人失职，致使合同不能正常履行给本企业造成损失的;

　　4、在签订、履行合同过程中，利用职权和工作之便，索贿受贿、循私舞弊，致使国家和本企业的利益受到损害的。

　　第十章其他

　　第四十六条各单位应依据本办法制定实施细则。子公司、设计院制订的实施细则报集团公司备案，直营区域公司制订的实施细则报集团公司审批后实施。

　　第四十七条本办法由集团公司合约部负责解释。

　　第四十八条本办法自下发之日起执行，原合同管理办法同时停止执行。

　　部门合同管理办法范文二

　　一、合同管理总则

　　1、目的和依据

　　为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度。

　　2、适用范围

　　本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。

　　3、合同管理原则

　　合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。

　　签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。

　　4、保守商业秘密

　　管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。

　　二、合同管理职责

　　1、企业合同管理部门(法务部)的主要合同管理职责

　　1)、认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。

　　2)、制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作。

　　3)、审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。

　　4)、协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。

　　5)、做好合同统计、归档、保管工作。

　　6)、监督、检查本公司合同签订、履行情况。

　　7)、宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员和业务人员、采购人员。

　　8)、依法处理本公司的合同纠纷。

　　9)、制止公司或个人利用合同进行违法活动。

　　10)、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。

　　2、供销部门的主要职责

　　1)、依法签订、变更、解除本部门的合同。

　　2)、严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会审。

　　3)、对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。

　　4)、在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向法务部通报。

　　5)、本部门合同的登记、统计、归档工作。

　　6)、协助法务部对合同纠纷的处理。

　　3、财务部门的主要职责

　　1)、加强与供销等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。

　　2)、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。

　　3)、配合法务部做好合同管理工作。

　　三、合同审签管理

　　1、公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。

　　2、严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年，以备核查。

　　3、除及时清结者外，合同应当采用书面形式，合同文本应当采用法务部发布的合同示范文本;合同相对方提供的合同文本必须送交法务部审核。

　　4、所有合同都应按顺序由法务部统一编号。

　　5、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹(符号)清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。

　　6、订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。

　　7、对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别交由各分公司经理、各部门经理或主管负责保管。

　　8、订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。

　　对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。

　　9、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。

　　10、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。

　　11、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

　　四、合同审签程序

　　1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。

　　◆ 对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件(必须有最近年检章)。

　　◆

　　对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。

　　◆ 对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。

　　2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。

　　◆ 代理人职务资格证明及个人身份证;

　　◆ 被代理人签发的授权委托书;

　　◆ 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。

　　3、签订合同，必须认真审查对方当事人的履约能力。

　　4、签订合同，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。

　　5、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。

　　◆ 名片;

　　◆ 厂家介绍、产品介绍等资料;

　　◆ 各类广告、宣传资料;

　　◆ 各类电话、BP机等通讯工具号码;

　　◆ 对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。

　　6、合同承办人应将合同的副本一份及时送交本单位财务部门备案，作为财务部门收付款物的依据。

　　五、合同履行、变更和解除

　　1、合同履约管理

　　1)、法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。

　　2)、在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。

　　3)、接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。

　　4)、合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的.合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。

　　5)、凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。

　　对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。

　　我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。

　　2、合同的变更和解除

　　1)、对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。

　　2)、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。

　　3)、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向法务部报告。

　　4)、我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。

　　六、合同纠纷处理

　　1、合同纠纷管理

　　1)、为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。

　　2)、发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。

　　3)、合同承办部门、人员应配合好公司法务部参加仲裁或诉讼。

　　4)、合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。

　　5)、合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。

　　6)、解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等，在结案后十日内，由承办人送交法务部备案。

　　2、合同纠纷处理程序

　　1)、发生合同纠纷，合同承办部门、人员应立即报告分管领导和法务部、公司领导，法务部、供销部门、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。

　　2)、在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。

　　3)、合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。

　　4)、向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执。

　　七、合同资料管理

　　1、档案资料内容

　　下列资料可以作为合同档案：

　　◆ 谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件;

　　◆ 对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件;

　　◆ 对方当事人履约能力证明资料复印件;

　　◆ 对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件;

　　◆ 我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件;

　　◆ 对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件;

　　◆ 双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;

　　◆ 登记、见证、鉴证、公证等文书资料;

　　◆ 合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;

　　◆ 标的验收记录;

　　◆ 交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

　　2、合同资料归档、统计与管理

　　1)、公司所有合同都必须统一编号，由法务部妥善保管。

　　2)、合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交法务部。

　　八、附则

　　1、凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。

　　2、法务部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理，由法务主管确认后交行政部档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。

　　3、本制度自年月日起生效实施。

　　部门合同管理办法范文三

　　第一章总则

　　第一条为规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》和有关的法律、法规，结合公司实际情况制定本办法。

　　第二条本办法适用于公司及公司下属单位的一切合同管理活动。

　　劳动合同的管理按照上级劳动人事部门的有关规定执行，借款合同、财产保险合同按公司财务部门要求执行。

　　第三条本规定所称合同，是指公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

　　第四条本办法所称合同管理，是指公司制定和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查批准、履行、变更与解除、纠纷处理等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。

　　第五条合同经办部门负责本部门合同的订立和管理工作，实行“谁订立，谁负责”和“谁主管，谁负责”。主要职责为：

　　1、负责组织本部门职责分工范围内的合同谈判，拟定合同条款;

　　2、全面准确地填写合同条款，必要时组织进行合同评审。办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续;

　　3、负责合同履行跟踪，追踪合同标的的内外质量，收集使用单位意见;

　　4、及时妥善办理合同的变更或解除事宜，并报管理规划部和有关领导审查、批准;

　　5、及时向合同管理部门报送合同正本、招投标文件以及合同有关的各种纪要、变更澄清等资料，及时反映合同履行中出现的法律问题;

　　6、参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供有关的一切资料;

　　7、安排专人负责合同管理工作，及时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作，建立本部门合同台账;

　　订立合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同经办部门的，由与该项业务最相近的部门负责，或由与该项业务最相近的上级主管领导确定哪个部门作为合同的经办部门。

　　第二章合同管理部门

　　第六条管理规划部为公司合同管理的主管部门，统一管理公司的合同工作。其主要职责是：

　　1、负责拟定、修订合同管理制度，并组织实施;

　　2、组织宣传贯彻《合同法》及相关法律法规，组织对各业务部门合同经办人的培训;

　　3、参与公司对外订立重大合同的谈判;

　　4、参与标书评审和合同评审;

　　5、对合同订立、变更及解除进行审查把关;

　　6、负责公司本部及所属各单位的各类合同执行情况的监督检查;

　　7、负责公司合同专用章的管理;

　　8、负责公司合同台账、合同档案的建立和管理;

　　9、协调单位内部和外部合同关系，对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼;

　　10、合同管理中需要解决的其他问题。

　　第七条公司财务部是合同财务监督部门，主要职责：

　　1、负责从财务角度审查和监督合同的订立和履行情况，注重在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关;

　　2、负责发票的审查、签收、签发。核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致;合同批准程序是否符合规定，程序不完备的，拒绝付款;

　　3、负责按合同结算条款收、付款;

　　第八条其他相关单位的职责：

　　1、申购单位负责向管理部门提供本单位所需物品的规格、型号、数量、质量、时间要求等;需要进行工程建筑施工的单位，负责向主管部门提供包括维修、改造、新建、扩建工程建设的需求报告;

　　2、质量验收小组负责对购进机器设备、材料、燃料等进行验收，并出具验收报告;

　　3、验收单位负责对验收合格的机器设备、材料、燃料等办理入库手续;

　　4、配合管理规划部进行重大合同审查或评审，并签署审查或评审意见;

　　第三章合同的订立

　　第九条订立合同应严格按《中华人民共和国合同法》的要求及本办法的有关规定，必须遵循“平等、自愿、公平”的原则。

　　第十条合同订立的程序

　　1、顾客提出要约邀请的合同订立程序

　　资信审查—→接受要约邀请 —→合同填写—→审查—→批准—→签章。

　　2、我方提出要约邀请的合同订立程序

　　对方资信情况审核—→要约邀请—→要约信息反馈—→合同填写—→审查—→批准—→签章。

　　3、通过招标订立合同的程序

　　市场调查—→标书制作、发放—→接收投标—→评审—→定标—→订立合同—→审查—→批准—→签章。

　　4、设备、材料、物资买卖合同的订立程序

　　计划准备—→考察小组对标的咨询(质量、价格、售后服务等)—→资信审查—→技术或商务谈判—→草拟合同文本—→审查—→批准—→签章。

　　第十一条合同签订内容一般包括以下条款：

　　1、当事人名称(或姓名)、住所、法人代表人姓名及职务、开户银行及账号;

　　2、标的或标的物(指货物、劳务、工程项目等)名称、型号、规格等;

　　3、数量和质量，包括适用规范、质量标准和检测方式等;

　　4、价款或酬金;

　　5、履行的期限、地点和方式;

　　6、违约责任;

　　7、合同争议的解决方法;

　　8、合同订立的时间、地点;

　　9、根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。

　　对数量、质量、履行期限限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。

　　第十二条合同内容应符合下列要求：

　　1、主体合格、标的明确、手续完备;

　　2、条款齐全、意思表示真实;

　　3、文字清晰、语言规范;

　　4、无矛盾条款、无空白条款。

　　5、数据电文合同信息可以调取以备日后查用，有可靠的方法保证信息自首次以最终形式生成并保持完整性，同时可以将信息展示。

　　6、订立合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以确定由哪个部门作为合同经办部门的，由与该项业务最相关的部门或该项业务最相关的上级主管领导，确定哪个部门作为合同的经办部门。

　　第四章合同的审查

　　第十三条合同订立前，合同承办部门应当审查对方的资信状况和履约能力，内容包括：

　　1、社会信誉(近三年是否有重大违约，是否涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件等)和履约能力(如生产能力、支付能力、运输能力等);

　　2、审查营业执照是否真实、有效;

　　3、核实对方的资产(资金)证明;

　　4、审查合同对方的资质等级证书;

　　5、审查法人证书及法人委托证书;

　　6、根据合同性质需要审查的其他内容。

　　合同对方当事人的资信、履约能力有瑕疵或其委托代理人无有效授权的，不得与其签订合同。

　　第十四条经办部门组织对合同进行业务性审查，审查的内容为：

　　1、对方当事人是否具有签约主体资格;

　　2、是否各方谈判、协商的一致意见，是否符合决策部门的决策意见;

　　3、是否违反公司的规章制度;

　　4、是否超越业务权限;

　　5、语言是否准确、通顺。

　　第十五条合同管理部门对合同进行合法性审查，主要内容包括：

　　1、合同签订主体是否符合法律规定;

　　2、条款是否违反法律、法规和司法解释的规定;

　　3、条款是否有冲突;

　　4、条款是否有歧义;

　　5、条款是否有效维护我公司合法权益;

　　6、条款是否完备。

　　管理规划部对合同严密性可进行监督审查。

　　第十六条提交管理规划部审查的合同应符合下列要求：

　　1、经办部门已经对合同进行了业务性审查，涉及财务事项的已经经过财务部门审查;

　　2、合同当事人均未在合同合同上签字盖章;

　　3、合同约定的内容尚未实际履行;

　　4、需要同时附送的材料完备;

　　第十七条合同管理部门审查的期限为在收到合同后的3个工作日内完成，并视情况提出法律意见或解决问题的方案，业务紧急的，因尽可能满足业务部门的时间要求，业务特别疑难的，应合理延长审查时间。

　　第十八条合同管理部门审查后，出具书面法律意见书，对存在的问题进行分析，对风险做出判断，并视情况提出防范或降低风险的对策。该意见不是最终的决策意见，而是业务部门做出决策的重要参考。

　　第十九条合同报送法人代表或授权代表批准时，必须将法律意见书做为附件一并报送，根据批准人的要求对采纳部分和不采纳部分进行说明，经办部门合同存档时也应将法律意见书一并存档。

　　第二十条同一内容合同一般审查一次，由经办部门对采纳部分进行修改，特殊情况需要再次报送审查的，最多进行两次，审查人对合同文本和审查意见一并保存。

　　第二十一条审查人对合同审查中涉及到的商业秘密负有保密义务。

　　第五章合同的批准

　　第二十二条公司总经理受董事会及董事长的委托，全权处理公司的各类业务，代表公司对外签订合同。公司其他人员对外订立合同，应得到公司总经理的.授权并在授权范围内对外订立合同。

　　第二十三条以公司名义签订的合同，合同承办部门应做好履行合同批准的程序：

　　1、工程承包合同：

　　公司本部土建工程、设备安装工程的承包合同，由公司预算人员审核总造价后，经主管副总经理批准后(金额较大的递交班子会讨论通过)由公司总经理授权副总经理签订合同。

　　2、销售合同：

　　公司销售合同，必须注明单价、供货数量、供货时间、回款时间、回款方式等，由公司总经理授权主管销售副总经理签订有关合同。

　　如遇索赔、善后处理等有关事宜，必须经合同主管部门和其它合同监督部门讨论后报班子会通过。

　　3、采购合同：

　　公司本部大宗物资、设备及其配件的采购经物资部负责招投标后，再报主管副总经理批准(金额较大的递交班子会讨论通过)，最后由公司总经理授权副总经理签订合同。

　　4、其它各类合同批准程序：

　　公司本部以公司名义签订的其他各类合同，经合同业务部门拟定后，报主管副总经理批准后，有必要时递交班子会讨论通过，由公司总经理授权签订有关合同。

　　第二十四条公司所属法人单位以其公司名义订立外协工程合同，应严格按公司“外协工程管理规定”有关内容订立。

　　第二十五条以公司名义对外订立合同应当使用合同专用章，以其他各种公章签订合同对本公司不发生效力，除非公司追认。违反规定签订合同的追究有关人员责任。

　　第六章合同的履行

　　第二十六条合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格执行所规定的权利义务，确保合同实际、全面地履行。

　　第二十七条公司合同实行合同履约责任制，部门及单位一把手是合同履约的第一责任人，第一责任人对合同的全面、正确履行负责。

　　第二十八条各签约单位、签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。应当积极妥善地行使抗辩权、代位权、撤销权、留置权，否则致使合同不能履行或不能完全履行，给公司造成损失的，要追究有关人员的相应责任。

　　第二十九条根据合同性质，合同执行部门应按照合同约定的标的物的数量、质量等进行验收，对不符合合同约定的，应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议，并督促合同对方继续履行。

　　第三十条对于公司为付款方的合同，支付合同价款时，须经公司领导审批签字。未经合同主管部门及公司领导签字，财务部门应不予付款。

　　第三十一条对于公司为付款方的合同，支付最后一笔合同款项时，合同执行部门应填写合同履行终结报告，送管理规划部终止合同。

　　第七章合同的变更与解除

　　第三十二条在合同履行过程中遇到困难，各单位应尽一切努力克服，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

　　第三十三条对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。

　　第三十四条合同需要变更、解除，合同执行部门应向合同主管部门提交经本部门负责人签字的书面报告，经管理规划部门审查出具意见后，报法人代表或授权代表签字同意后方可变更、解除。经办部门应及时采取补救措施，尽量减少由此造成的损失。

　　第三十五条合同变更、解除必须采取书面形式。

　　第三十六条合同执行部门应将变更、解除合同的各种文件、纪要、信函等原件报送合同主管部门。

　　第七章合同纠纷的处理

　　第三十七条发生合同纠纷时签约单位应在24小时内到合同主管部门提交书面报告，并根据实际情况，提出相应的解决以及应对办法;

　　第三十八条合同纠纷原则上由签约单位负责处理，签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。涉及公司内多个单位的，或签约单位处理不了的，报主管领导协调处理。

　　第三十九条对经协商仍无法解决的合同纠纷，经总经理同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

　　第四十条合同纠纷的提出，及与对方当事人协商处理纠纷的时间，应注意不超过法律规定的时效，并考虑有仲裁或起诉的足够时间。

　　第四十一条合同管理部门处理经济纠纷前，有关签约单位必须提供下列证据材料(原件或复印件);

　　1、合同的文本(包括变更、解除合同的协议)以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等;

　　2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;

　　3、产品质量标准、样品或鉴定报告;

　　4、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目;

　　5、有关违约的证据材料;

　　6、其他与处理纠纷有关的材料。

　　第四十二条合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖合同专用章。

　　第四十三条合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总，统一交合同主管部门归档，以备查考。

　　第八章合同的管理

　　第四十四条公司本部各职能部门订立的合同，正本由合同主管部门保管，其副本由各职能部门保管。

　　第四十五条以公司名义鉴订的一切合同，如采购合同、销售合同、租赁合同、保险合同、工程承包合同及其招投标文件的正本由合同主管部门保管，其副本由财务部及相关部门保管。

　　第四十六条公司对对外订立合同的人员，属于职务代理的按本办法第五章授权权限执行，属于总经理特别授权的，按一事一委托的原则，由总经理在办公会上授权委托，记录人需将内容写入记录。不经授权的人员一律无权对外订立合同。

　　第四十七条各授权委托人在被授权的范围、期限内，代表公司对外订立合同，不得将代理事项自行转委托他人代理。

　　第四十八条发生特殊情况，须外带合同专用章的，须经法定代表人批准，并按规定办理登记手续。

　　第四十九条合同专用章的使用应建立台帐，合同专用章如遗失或被盗，除应立即通知有关部门外，还应登报挂失。

　　第五十条一般情况下，公司不为其他单位和个人提供担保，特殊情况下，公司需为外单位提供担保的，需经总经理办公会议通过，总经理签字批准，并加盖公司印章。

　　第五十一条合同主管部门对公司所属各单位的合同管理情况进行不定期的检查，对合同履行情况进行监督。对合同管理较差，达不到本办法要求但未造成严重后果的，由公司予以通报批评，并限期改正、改进;由于个人原因造成合同履行困难或造成损失的，由公司追究相应责任，并视情况给予经济处罚;造成重大经济损失的，依法追究法律责任。

　　第七章附则

　　第五十二条本办法由管理规划部负责解释和修订。

　　本办法没有规定的，以合同法、相关法律法规及本公司其他相关的规章制度为依据。

　　第五十三条本办法自下发之日开始执行，原《合同管理办法》同时废止。公司下发的其他文件对合同管理与本办法有抵触的，以本办法为准。

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